Praca każdej firmy w dużym stopniu opiera się na dokumentacji. Umiejętność prawidłowego i sprawnego zarządzania nią oraz korzystanie z nowoczesnych metod i rozwiązań pozwalają znacząco zoptymalizować obieg (workflow) dokumentów w firmie oraz poprawić ogólną jakość i komfort pracy z nią. Skutecznym sposobem na usprawnienie pracy z dokumentami jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów za pomocą dedykowanego zarządzaniu firmową dokumentacją systemu klasy DMS (z ang. Document Management System), który odgrywa kluczową rolę w modernizacji tej warstwy działalności operacyjnej współczesnych firm.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie i jego główne założenia
Elektroniczny obieg dokumentów oraz zadań i informacji z nim związanych to nowoczesne i skuteczne podejście do zarządzania dokumentacją firmową, które z roku na rok zyskuje na popularności. Firmy są coraz bardziej świadome problemów i mankamentów związanych z zarządzaniem dokumentacją tradycyjnymi metodami, które zamiast ułatwiać pracę, coraz bardziej ją komplikują, generując przy tym dodatkowe problemy. Tradycyjne metody zarządzania dokumentacją opierają się głównie o dokumentację papierową i wiążą się z wysokimi kosztami, uciążliwością oraz wysokim ryzykiem. Dokumenty papierowe są narażone na przypadkowe zniszczenie, zgubienie czy pomięcie, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z masowymi ich ilościami obsługiwanymi przez różne piony biznesowe. Co więcej, coraz powszechniejsze przechodzenie firm na tryb pracy zdalnej praktycznie wyklucza możliwość pozostania z tradycyjnym obiegiem dokumentów papierowych.
Elektroniczny obieg dokumentów jest nowocześniejszą i przyszłościową, a często tak naprawdę jedyną racjonalną metodą zarządzania firmową dokumentacją, której wdrożenie pozwala wyeliminować większość, najistotniejszych problemów związanych z zarządzaniem obiegiem dokumentów w firmie i umożliwić jej płynne i sprawne funkcjonowanie. To nowoczesne podejście do zarządzania zasobami dokumentacji zakłada digitalizację całości lub części dokumentacji firmowej i przechowywanie cyfrowych wersji pism na serwerach firmy lub w chmurze. Cyfrowe repozytorium i archiwum jest natomiast zarządzane z poziomu dedykowanego oprogramowania – systemu zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS), a łatwy, szybki, wygodny i bezpieczny dostęp do poszczególnych dokumentów odbywa się również z poziomy jego interfejsu.
Jakie problemy eliminuje elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Obieg dokumentów w firmie realizowany za pomocą nowoczesnych narzędzi informatycznych sprawdzi się w każdej organizacji, która na co dzień pracuje z dokumentacją. Nie jest to bowiem rozwiązanie przeznaczone tylko i wyłącznie dla dużych firm, działających na skalę międzynarodową, które na co dzień procesują masowe ilości dokumentacji. Z zalet tego nowoczesnego i przyszłościowego rozwiązania skorzystają także mniejsze firmy i lokalnie działające przedsiębiorstwa, które w toku swojej pracy poszukują sprawdzonych, odpowiadających na ich potrzeby i opartych o aktualne standardy technologiczne rozwiązań.
Obieg dokumentów w firmie realizowany za pomocą odpowiedniej klasy oprogramowania DMS pozwala znacząco usprawnić obsługę procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją, zwiększyć wydajność codziennej pracy oraz zdjąć z barek pracowników większość powtarzalnych, żmudnych, monotonnych i czasochłonnych czynności, które charakteryzują się przy tym na tyle niskim stopniem skomplikowania, że mogą zostać z powodzeniem poddane automatyzacji. W jej rezultacie możliwe staje się skuteczne wyeliminowanie tzw. błędów ludzkich, realizowanie zadań w pełnej zgodzie z obowiązującymi procedurami i regułami oraz praca z dokumentami staje się znacznie pewniejsza, spokojniejsza i wydajniejsza.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to także lepsza kontrola nad wrażliwymi i poufnymi danymi, do których dostęp uzyskują jedynie uprawnieni użytkownicy, a wszelkie procesy związany z ich przepływem i przetwarzaniem są na bieżąco monitorowane, a dzięki temu transparentne i łatwo audytowalne Digitalizacja dokumentów i ich przechowywanie w elektronicznej postaci pozwala z kolei zaprowadzić lepszy porządek w firmie, ograniczyć wydatki na zakup materiałów papierniczych oraz dołożyć swoją cegiełkę do ochrony środowiska – a tym samym wcielenie w życie koncepcji „biuro bez papieru”. Dostępność całej dokumentacji w postaci elektronicznej ułatwia poruszanie się po firmowych zasobach, usprawnia przekazywanie informacji, znacząco skraca czas procesowania pism oraz oferuje pracę na równych prawach zarówno osobom wykonującym swoje obowiązki z biura, jak i pracownikom oddelegowanym do pracy zdalnej.
Optymalny i przyszłościowy system zarządzania dokumentami
Sprawny i właściwie organizowany obieg dokumentów w firmie zależy od wyboru odpowiedniego systemu do zarządzania dokumentacją. Poszukując oprogramowania DMS, które będzie w stanie wymiernie i odczuwalnie usprawnić funkcjonowanie firmy, wynieść jej działalność na nowocześniejszy, zgodny z realiami rynku poziom oraz opartego o najnowsze osiągnięcia technologiczne, warto zainteresować się platformami low-code. Te wysokofunkcjonalne i przyszłościowe rozwiązania zostały stworzone specjalnie z myślą o coraz większych potrzebach użytkowników biznesowych w zakresie narzędzi IT umożliwiających i usprawniających ich codzienną pracę, jak również o dynamicznie zmieniających się wewnętrznych i zewnętrznych uwarunkowaniach i wymaganiach.
Najlepsze dostępne w sprzedaży platformy niskokodowe wyposażone są w szereg innowacyjnych mechanizmów i funkcji oraz prawdziwie innowacyjnych technologii, do których należą m. in. automatyzacja procesów biznesowych (BPA), robotyzacja procesów biznesowych (RPA), uczenie maszynowe (ML), elementy sztucznej inteligencji (AI), optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), podpis cyfrowy oraz wiele innych (często unikalnych, autorskich) rozwiązań i mechanizmów docenianych zarówno przez biznesowych użytkowników końcowych, jak i utrzymujące je działy IT. Platformy low-code pozwalają na szybkie i łatwe tworzenie skrojonych na miarę, w pełni funkcjonalnych oraz ustandaryzowanych aplikacji biznesowych – bez kodowania lub z jego minimalnym zastosowaniem. Najlepsze z nich oferują ponadto wysoką elastyczność i sprawne zarządzanie zmianą poprzez możliwość wprowadzania potrzebnych modyfikacji na dowolnym etapie dostarczania rozwiązania, w tym także już po jego wdrożeniu produkcyjnym, z natychmiastowym rezultatem i niskim kosztem. Dlatego z pewnością warto bliżej się przyjrzeć możliwościom oferowanym przez platformy niskokodowe w obszarze zarządzania dokumentami i automatyzacji ich obiegu.
