Wybór właściwej sali konferencyjnej nie jest prosty. Tym bardziej, że wybór jest naprawdę szeroki. Obecnie niemal już każdy hotel posiada w swojej ofercie salę konferencyjną. Dlatego każdą ofertę należy dokładnie przeanalizować i sprawdzić czy sala będzie spełniała wszystkie nasze oczekiwania.
Różne potrzeby i oczekiwania
Przede wszystkim należy wiedzieć w jakim celu i dla kogo organizujemy konferencję. Od tego będzie zależało m.in. to jakiej wielkości wynajmiemy salę konferencyjną. Inna sala będzie bowiem potrzebna do organizacji dużej, ogólnopolskiej konferencji, a inna na nieco bardziej kameralne spotkanie.
Istotny pod tym kątem jest także czas trwania konferencji. Jeśli czas będzie dość długi konieczne będzie zapewnienie obsługi gastronomicznej. W związku z tym wybrać będzie trzeba taki ośrodek, który będzie posiadał np. restaurację lub usługę cateringową.
Lokalizacja konferencji
To element kluczowy. Ważnych jest tu kilka czynników. Przede wszystkim logistyka. Sala musi znajdować się w takim miejscu, w takim mieście, aby wszyscy uczestnicy mogli do niego dotrzeć bez większych problemów. Pod tym kątem świetnie sprawdzają się sale konferencyjne pod Warszawą. Stolica to także prestiż, który przy organizacji konferencji także jest niezwykle ważny.
Sala konferencyjna pod Warszawą spełnia jeszcze jedną praktyczną rolę. Do Warszawy jest oczywiście łatwo się dostać, jest tu wszelkie zaplecze potrzebne do organizacji konferencji, ale fakt, że odbędzie się ona pod Warszawą a nie w samym mieście sprawi, że uczestnicy poczują komfort i spokój.
Zaplecze techniczne
Przy wyborze konferencji niezwykle ważne jest także zaplecze techniczne. Po pierwsze, mowa tu o sprzęcie konferencyjnym. Hotel czy ośrodek konferencyjny musi zapewnić taki sprzęt, który pozwoli na organizację w pełni profesjonalnej konferencji. Oprócz projektorów, ekranów, sprzętu nagłaśniającego czasem może przydać się także sprzęt do wideokonferencji.
Jednak sam sprzęt to nie wszystko. Nie można zapomnieć o ludziach, którzy będą pracować przy obsłudze konferencji. Mowa tu np. o hostessach, które będą pomagać uczestnikom konferencji w poruszaniu się o ośrodku. Mowa też np. osobach odpowiedzialnych za rejestrację uczestników. Aby wszystko przebiegło sprawie najlepiej będzie jeśli będą to osoby posiadające już doświadczenie w obsłudze tego typu wydarzeń.
Artykuł powstał we współpracy z Hotelem Lamberton pod Warszawą
