W firmach, które mają kilka oddziałów i filii, często nawet poza granicami kraju, okresowo organizowane są konferencje, na które przyjeżdżają pracownicy, zwłaszcza z wyższego szczebla kierowniczego, z poszczególnych oddziałów firmowych.
Osoba oddelegowana do przygotowania takiej konferencji musi ją skrupulatnie, punkt po punkcie zaplanować. O czym nie może zapomnieć?
Na początek – termin konferencji
Nie ma ograniczeń w zakresie wyznaczania terminu związanego z konferencją, choć koniec roku, kiedy w każdym oddziale firmowym jest czas podsumowywania wyników, może nie być zbyt dobrym wyborem. Decyzję o tym, kiedy zorganizować konferencję, powinniśmy raczej determinować dostępnością sali konferencyjnej, w której ją urządzimy.
Jaka sala na konferencję?
Wybór sal konferencyjnych w dużych miastach w Polsce jest bardzo szeroki, dlatego warto zapoznać się z ofertą choć kilku takich miejsc. Ważne, aby sala konferencyjna była dostosowana do liczby zaproszonych gości. Jeśli ma ich być 50, to nie powinno się rezerwować sali na 200 czy wręcz przeciwnie – na 20 osób. W pierwszym przypadku sala będzie za duża, a w drugim stanowczo zbyt mała na podjęcie tylu uczestników.
Dobrym wyborem, jeśli nie do końca jesteśmy w stanie oszacować liczebność konferencji, będzie zarezerwowanie takiej sali jak DeSilva – sala konferencyjna w Wilanowie. Obiekt ten oferuje 7 różnych pomieszczeń, które łącznie mogą pomieścić do 190 osób, a każda z nich mieści od 10 do 55 osób.
Sala konferencyjna w Wilanowie ma ponadto kompleksowe wyposażenie, na które także powinniśmy zwracać uwagę przy wyborze miejsca na organizację spotkania. Absolutnym minimum będzie dostęp do bezprzewodowego, bezpłatnego internetu, sprzętu do prezentacji multimedialnych i pomoc obsługi technicznej.
Kwestia dojazdu i noclegów
Kiedy rezerwujemy salę na konferencję firmową, zwróćmy uwagę, czy jej położenie jest na tyle dogodne, aby nikt nie miał problemu z dojazdem – własnym samochodem, komunikacją miejską, pociągiem, PKS-em czy nawet samolotem. Na przykład sala konferencyjna w Wilanowie w Warszawie oferuje parking dla uczestników konferencji i łatwy dojazd innymi środkami transportu niż własne auto.
Jeśli konferencja planowana jest dla osób, które przyjadą z daleka, to nie zapominajmy o zagwarantowaniu im noclegów, najlepiej bezpośrednio w miejscu organizacji konferencji lub w jego pobliżu. Odpowiednio wcześniej wyślijmy również zaproszenia na konferencję z prośbą o potwierdzenie przybycia.
