Jeżeli wiesz, że niebawem czeka cię konferencja – czy to telefoniczna czy połączona z obrazem – warto się do niej odpowiednio przygotować. Ten rodzaj komunikowania się pomiędzy firmami i ich klientami jest coraz popularniejszy. Dużo osób pracuje z domu, z różnych miejsc na świecie i jest to jeden z lepszych sposobów, by w spokoju i bez żadnych zakłóceń móc porozmawiać o projekcie. Jak zatem przygotować się do takiego wirtualnego spotkania?
1. Merytoryka
Przed telekonferencją zawsze warto przygotować pod względem merytorycznym. Jest to szczególnie istotne dla osób, które nie czują się w tego typu spotkaniach zbyt komfortowo i nie lubią zabierać głosu publicznie. Nasz lęk przed wystąpieniami bywa często głęboko zakorzeniony – bywa, że obawiamy się wszystkiego, począwszy od niewygodnych pytań drugiej strony, skończywszy na wpadce technicznej. Dlatego koniecznie musimy wiedzieć co chcemy powiedzieć oraz rzetelnie przygotować się na ewentualne zapytania ze strony klienta/przełożonego. Jeśli to tylko możliwe, miejmy pod ręką odpowiednie materiały, które nam w tym pomogą. Tylko wtedy złapiemy tak ważną pewność siebie, a z czasem może nawet polubimy mikrofony, kamery i telefony konferencyjne.
2. Sprawdź sprzęt
Już na kilka godzin przed konferencją przetestuj sprzęt. Sprawdź czy baterie lub akumulatory są sprawne – być może trzeba je doładować. Jeżeli będą używane telefony konferencyjne, a ty masz z nimi pierwszy raz o czynienia, to poproś bardziej doświadczonego kolegę by wytłumaczył ci zasady korzystania z nich. Nie jest to nic trudnego, jednak w nerwach możemy nacisnąć coś nieodpowiedniego. Jeżeli pracujemy z domu i specjalnie na tę okazję zakupiliśmy telefon konferencyjny do prywatnego użytku, zapoznajmy się z instrukcją. Z pozoru błahe rzeczy mogą decydować o tym czy wypadniemy korzystnie.
3. Podczas telekonferencji
Być może to truizm, ale trzeba sobie powiedzieć wprost – zadbajmy o to, by podczas telekonferencji dobrze wyglądać. Dla osób, które łączą się z domu, wcale nie musi to być takie oczywiste. A historia zna przypadki, gdy ktoś ubrał się elegancko tylko od pasa w górę, a spodnie miał albo dresowe albo… w ogóle ich nie założył. Kiedy zdarzy się sytuacja awaryjna i przyjdzie konieczność wstania z miejsca, może się to skończyć poważną wpadką.
Co się tyczy jeszcze pracy z domu – zapewnijmy sobie spokój. Poinformujmy domowników, że w tym czasie nie mogą nam przeszkadzać. Zresztą nie zaszkodzi podjąć też podobnych kroków w firmie – wywieśmy kartkę, że sala konferencyjna jest zajęta i bezwzględnie nie wolno do niej wchodzić. Przerywanie spotkania jest bardzo irytujące dla wszystkich stron, a na dodatek może powodować, że stracimy koncentrację.
4. Ostatnie wrażenie
Po skończonej rozmowie, kiedy nawiązaliśmy już nić porozumienia, dobrze jest wysłać podziękowanie za konferencję oraz krótkie podsumowanie – tak aby mieć czarno na białym pewne ustalenia. Dotyczy to zwłaszcza kwestii zleceń od klienta – mamy wtedy pewność, że dobrze się zrozumieliśmy.
Telekonferencja niejedno ma oblicze. Może dotyczyć wewnętrznych spraw firmy, bieżących ustaleń z klientem, czy prezentacji ważnego projektu w przetargu. Zawsze wymaga ona jednak odpowiedniego przygotowania – tak, jak każde inne spotkanie biznesowe. Dlatego warto sprawdzić swoje telefony konferencyjne, laptopy i notatki by mieć pewność, że ze swojej strony zrobiliśmy wszystko, by wypaść jak najlepiej.
